Gebruiksvoorwaarden AVG Dossier SWG Advocaten

Het gebruik van het AVG Dossier door cliënt (Cliënt) geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden van SWG Advocaten, met uitsluiting van de voorwaarden van Cliënt.

Algemene Voorwaarden SWG Advocaten

Op de werkzaamheden van SWG Advocaten in opdracht van Cliënt, waaronder doch niet uitsluitend, advisering door SWG Advocaten van Cliënt inzake diens gebruik van het AVG Dossier, zijn tevens van toepassing de algemene voorwaarden van SWG Advocaten, zoals gepubliceerd op https://www.swgadvocaten.nl/algemene-voorwaarden-en-kantoorsamenstelling

Het AVG Dossier

Het AVG Dossier is een hulpmiddel dat SWG Advocaten ter beschikking stelt aan Cliënt met het oog op het voldoen door Cliënt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Het AVG Dossier is een online webomgeving waar Cliënt terecht kan voor het invullen van een aantal AVG Vragenlijsten (AVG Registers,  AVG Compliance Check, AVG Impact Assessment, het beoordelen van verzoeken van betrokkenen tot de uitoefening van hun AVG rechten), het opstellen van een aantal AVG Contracten en een Privacyverklaring, een link naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens voor het melden van Datalekken onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens) en voor informatie over de AVG. 

Gebruiksrecht 

Door registratie verkrijgt Cliënt het niet-exclusieve en niet overdraagbare recht om het AVG Dossier te gebruiken. Het gebruiksrecht van Cliënt eindigt per het moment dat ofwel de overeenkomst van opdracht tussen Cliënt en SWG Advocaten is beëindigd, ofwel SWG Advocaten niet langer gerechtigd is om het AVG Dossier ter beschikking van Cliënt te stellen, ofwel het gebruiksrecht schriftelijk is opgezegd door SWG Advocaten of Cliënt, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand, tenzij SWG Advocaten en Cliënt anders schriftelijk overeenkomen.

In geval van beëindiging van het gebruiksrecht, zal SWG Advocaten het account van Cliënt sluiten en de door Cliënt in het AVG Dossier aangemaakte inhoud wissen, behoudens indien en voor zover bewaring van de inhoud door SWG Advocaten vereist en/of toegestaan is onder toepasselijke wet- en regelgeving. Voorafgaand aan sluiting van het account en wissing van enig door Cliënt in het AVG Dossier aangemaakte inhoud door SWG Advocaten, zal SWG Advocaten Cliënt in de gelegenheid stellen om binnen een redelijke termijn alle door Cliënt aangemaakte inhoud van het AVG Dossier te downloaden, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.

Het gebruik van het AVG dossier door Cliënt geschiedt uitsluitend en alleen door Cliënt of SWG Advocaten. Cliënt is niet gemachtigd om het AVG Dossier door derden te laten gebruiken.

Gebruik van het AVG Dossier door Cliënt voor rekening en risico van Cliënt

Cliënt is verantwoordelijk voor zijn gebruik en voor de door hem ingevoerde inhoud van het AVG Dossier. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid, volledigheid, juistheid, authenticiteit en actualiteit van de door Cliënt in het kader van het AVG Dossier gegeven antwoorden, toelichtingen, informatie, documentatie en opgestelde contracten berust bij Cliënt.

Het AVG Dossier zoals ingevuld door Cliënt vormt geen garantie of verklaring van SWG Advocaten inzake de naleving door Cliënt van de AVG of andere toepasselijke wet- en regelgeving. Gebruik van het AVG Dossier ontslaat Cliënt niet van zijn wettelijke en contractuele verplichtingen en verantwoordelijkheden, waaronder doch niet uitsluitend, zijn verplichtingen jegens betrokkenen in de zin van de AVG, onder de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder doch niet uitsluitend, de AVG.

Advisering SWG Advocaten inzake gebruik AVG Dossier door Cliënt

Op expliciet verzoek van Cliënt en onder nader tussen Cliënt en SWG Advocaten overeen te komen voorwaarden, kan SWG Advocaten Cliënt over diens gebruik van het AVG Dossier, in het bijzonder, doch niet uitsluitend, over de invulling door Cliënt van de AVG Vragenlijsten of het opstellen door Cliënt van AVG Contracten, adviseren. SWG Advocaten heeft hiertoe inzage in het AVG Dossier.

Verklaring SWG Advocaten inzake gebruik AVG Dossier door Cliënt

Op expliciet verzoek van Cliënt en onder nader tussen Cliënt en SWG Advocaten overeen te komen voorwaarden, kan SWG Advocaten, zonder daartoe verplicht te zijn, na inzage in en op basis van het AVG Dossier zoals ingevuld door Cliënt, een al dan niet geclausuleerde verklaring afgeven over de mate waarin en de wijze waarop Cliënt voldoet aan de bepalingen van de AVG.

Inzage SWG Advocaten in AVG Dossier Cliënt

Met het oog op bovenbedoelde advisering en/of verklaring van SWG Advocaten, heeft SWG Advocaten de mogelijkheid om het AVG Dossier van Cliënt in te zien en de mogelijkheid om het AVG Dossier van Cliënt te bewerken, op dezelfde wijze als Cliënt. SWG Advocaten zal van zijn mogelijkheid tot inzage in en bewerking van het AVG Dossier van Cliënt uitsluitend gebruik maken op expliciet verzoek van Cliënt en onder nader tussen Cliënt en SWG Advocaten overeen te komen voorwaarden. Tenzij separaat en op voorhand schriftelijk anders overeengekomen, brengt de mogelijkheid van SWG Advocaten tot inzage in en bewerking van het AVG Dossier van Cliënt voor SWG Advocaten geen plicht tot ongevraagde advisering inzake de wel of niet naleving door Cliënt van de AVG of gerelateerde wet- en regelgeving, jegens Cliënt met zich mee.

Openbaarmaking Dossier

Cliënt mag het AVG Dossier niet zonder schriftelijke, voorafgaande toestemming van SWG Advocaten ter inzage geven aan derden.

AVG Dossier beperkt tot AVG

Het AVG Dossier is beperkt tot de AVG. Verwerkingen van persoonsgegevens door Cliënt kunnen, behalve aan de AVG, ook nog onderworpen zijn aan andere wet- en regelgeving. De vraag of deze of andere wetten in het geval van Cliënt van toepassing zijn en, zo ja, of Cliënt deze naleeft kan niet aan de hand van het AVG Dossier worden beantwoord en vereist een separate analyse. Gebruik van het AVG Dossier geschiedt in de vorm van 'self assessment' door de Cliënt; het AVG Dossier beoordeelt niet of de door Cliënt gegeven antwoorden, toelichtingen, informatie, documentatie en opgestelde contracten voldoen aan de AVG. 

AVG Dossier beperkt tot juridisch domein

Naleving van de AVG betekent het voldoen aan verplichtingen binnen zowel het juridische domein als het domein van de informatiebeveiliging. De advisering van SWG Advocaten beperkt zich tot het juridische domein en betreft niet het domein van de informatiebeveiliging.

Beperking aansprakelijkheid 

SWG Advocaten sluit iedere aansprakelijkheid uit voor door Cliënt geleden schade, gemaakte kosten of verbeurde boetes, van welke aard dan ook, ten gevolge van het gebruik door Cliënt van het AVG Dossier. Cliënt vrijwaart SWG Advocaten voor aanspraken van derden jegens SWG Advocaten, van welke aard en op welke grondslag dan ook, op vergoeding van schade en verhaal van gemaakte kosten of verbeurde boetes, van welke aard dan ook, ten gevolge van het gebruik door Cliënt van het AVG Dossier.

Actualisering AVG Dossier

SWG Advocaten streeft ernaar het AVG Dossier periodiek te actualiseren aan de hand van wijzigingen in de AVG, de uitvoeringswet AVG (UAVG) en de krachtens Artikel 70 AVG door het bij Artikel 68 AVG ingestelde Europees Comité voor Gegevensbescherming uit te vaardigen richtsnoeren, aanbevelingen en beste praktijken.

Actualisering door SWG Advocaten van het AVG Dossier aan de hand van overige wet- en regelgeving, waaronder doch niet uitsluitend, beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens, sector specifieke wetgeving en gedragscodes en nationale en Europese jurisprudentie zal alleen geschieden op basis van een separate overeenkomst tussen SWG Advocaten en Cliënt.

Beschikbaarheid AVG Dossier

SWG Advocaten zal zich ervoor inspannen dat Cliënt vierentwintig uur per dag (met uitzondering van onderhoudsmomenten) toegang heeft tot het AVG Dossier. SWG Advocaten zal het noodzakelijke onderhoud zoveel mogelijk buiten normale werktijden (doen) verrichten.

Rechten

Alle rechten, waaronder doch niet uitsluitend, auteursrechten, op het AVG Dossier behoren toe aan Advocaten Intelligence b.v.. Cliënt is de rechthebbende op de door Cliënt met behulp van het AVG Dossier gegenereerde inhoud.

SWG Advocaten heeft het recht om op geanonimiseerde gegevens uit het AVG Dossier onderzoek te doen met het oog op het onderhoud, de kwaliteitsverbetering en de statistieken van het AVG Dossier.

Privacy

Gebruik van het AVG Dossier vereist dat een door Cliënt aangewezen medewerker van Cliënt (de betreffende medewerker) kan worden geauthenticeerd en geautoriseerd. Voor zover hierbij gebruik moet worden gemaakt van persoonsgegevens van de betreffende medewerker, zullen zijn of haar persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van zijn of haar gebruik van het AVG Dossier en uitsluitend op basis van expliciete, geïnformeerde toestemming van de betreffende medewerker. Persoonsgegevens van de betreffende medewerker zullen niet aan derden worden verstrekt, op welke basis of onder welke voorwaarde(n) dan ook.

Met het oog op deze verwerking van persoonsgegevens van (medewerkers van) betrokkene door SWG Advocaten, verstrekt SWG Advocaten als verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerkingen de betreffende medewerker van Cliënt de volgende informatie krachtens Artikel 13 en 14 AVG:

  • de identiteit en de contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke:
    • SWG Advocaten
  • Email adres:
    • e.j.spaans@swgadvocaten.nl
  • de persoonsgegevens van Cliënt die SWG Advocaten verwerkt:
    • de naam van de persoon van de betreffende medewerker van Cliënt;
    • het emailadres van de betrokken medewerker van Cliënt;
  • de verwerkingsdoeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd:
    • authenticatie en autorisatie voor het gebruik van het AVG Dossier.
  • de rechtsgrond voor deze verwerking:
    • toestemming van de betreffende medewerker.
  • de ontvanger van de persoonsgegevens:
    • Geckotools b.v. als verwerker van de persoonsgegevens en hoster van het AVG Dossier. De verwerking van de persoonsgegevens door de verwerker geschiedt onder de Nederland ICT Voorwaarden.
  • de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen:
    • voor de duur van  het gebruiksrecht van het AVG Dossier van Cliënt.
  • De betreffende medewerker heeft het recht SWG Advocaten te verzoeken om:
    • inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens; en/of
    • beperking van de hem betreffende verwerking; en/of 
    • tegen de verwerking bezwaar te maken; en/of
    • het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
  • De betreffende medewerker kan zijn verzoek tot uitoefening van zijn rechten sturen aan e.j.spaans@swgadvocaten.nl. SWG Advocaten zal, zo nodig na verificatie van de identiteit van de betreffende medewerker, na toetsing van het verzoek aan de criteria van de AVG, het verzoek binnen de wettelijk voorgeschreven termijn behandelen en de betreffende medewerker informeren of en zo ja hoe aan het verzoek zal worden voldaan.
  • De betreffende medewerker heeft het recht de toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Cliënt realiseert zich dat door intrekking van de toestemming van de betreffende medewerker, de betreffende medewerker geen gebruik meer kan maken van het AVG Dossier.
  • De betreffende medewerker heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • De betreffende medewerker wordt er op gewezen dat de verstrekking van persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde is om van het AVG Dossier gebruik te maken om redenen van authenticatie en autorisatie.
  • De betreffende medewerker is niet verplicht de persoonsgegevens te verstrekken; het gevolg van het niet verstrekken van zijn persoonsgegevens is dat Cliënt geen gebruik kan maken van het AVG Dossier. 

Cliënt garandeert dat hij het AVG Dossier gebruikt zonder dat hij daarbij persoonsgegevens invoert van enige betrokkene, in de zin van de AVG, wier gegevens hij verwerkt.

Cookies

Het AVG Dossier maakt geen gebruik van tracking cookies.